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如何使用知识库管理软件管理知识库?

随着人们对生活及生产工艺的要求越来越精细化与个性化,支持生活与生产的信息、数据、知识也在爆炸性增长。作为满足提高人们生活质量与降低生活成本为最终目的研发、商务、营销、生产、服务、支持等全产业链与供应链的分工、协作、细分、流程也越来越多和复杂。单批量研发与生产的产品规模越来越小,不同特性的批次越来越多,如何才能管理越来越复杂的工艺、流程、研发、原料、生产、设备、使用、维护、组合呢?面对爆炸性增长的知识与信息,越来越需要一个有用的知识库软件辅助收录、存储、提炼、积累、优化、推荐、搜索企业研发、管理、生产及服务过程中的知识,并作为核心资产推动企业的可持续发展,那么如何使用知识库管理软件管理知识库呢?

首先需要在知识库管理软件提供知识增量与获取的方法与接口,可分为人工手工录入与系统自动获取两个方面。人工手工录入知识的时候,可以使用HTML5多媒体与富文本编辑器编辑人工整理好的知识条目,以文字文本为主,使用HTML5编排格式,可使用标注的图片、视频、音频、外部资源链接补充和丰富表达的内容。在知识库管理软件中对于人工录入、编辑和维护的知识内容,通常还需要版本管理的支持,用于跟踪不同版本对知识编辑,比较不同版本的异同,及记录对不同版本知识编辑变化的评审意见与结果。

另一方面,企业在开始构建自己知识库的时候,可能已经有大量的文本文档资料可以作为初始知识库批量导入到知识库管理软件中,这个时候可以使用一些NLP自然语言处理技术、AI人工智能、文本分类做初始数据处理,并适当增加一些人工的参与做语料标注、图片标注、视频标注、音像标注等。通过分词与词频统计技术自动发现每篇文章、每个段落、每个句子的重点并摘要、标注、分类、发现主关键词及建立索引。

与传统的书籍相比较,知识库管理软件一个很重要的功能就是建立起不同知识之间的链接关系,对于人工编辑维护的知识段落,可以通过使用双中括号标记链接关键词的方法自动建立文章段落中指定关键词到该词详细条目的超文本链接建立起知识之间的链接关系。对于由系统自动建立的知识,可通过不同文章段落的NLP分析获取段落文章所描述和解释的目标重点作为主关键词,并自动链接其它重要的关键词到其它对其进行描述解释的文章段落来自动构建知识链接。

大篇幅文章段落之间的超文本链接相对粒度比较大,更小词条之间的链接关系可通过原始语料构建知识图谱来分解为一个一个实体单词之间的链接关系,从微观层面建立词条知识的链接关系,并可通过微观层面的统计信息更好地支持高层篇幅段落文章之间的关系维护与演化。

知识库管理软件完成了知识库的初始构建之后,即可投产为实际用户使用。面对大量的知识海洋,可通过多种方式让最终使用者快速找到自己需要的知识。

可以通过人工整理分类入口页面作为用户使用的入口,通过分类入口进入自己感兴趣的知识岛并进一步定位检索,也可提供搜索接口让用户自己输入搜索关键字,进去按照一定规则排序好的段落、文章及词条列表。

当用户经常使用知识库软件后,知识库管理软件记录了用户访问行为,可通过用户访问行为发现用户的兴趣点,方便后续系统给用户推荐知识条目或者在搜索排序结果中将用户感兴趣的知识点排序靠前,让用户更快地找到需要的知识。

对于支持研发、生产、设备使用、设备维护相关的知识库软件,通常还需要一套流程定义语言,在知识库里定义出不同流程、设备与场景需要的知识点及它们之间的流转关系,辅助使用者在实际使用过程中按照场景动态自动切换知识的跳转。并且根据流程定义语言自动画出知识流转流程图与知识之间的关系图,辅助正常流程的流转检查表单检查与异常流程的查错处理。

知识库管理软件在实际使用的过程中,可通过对用户访问知识结点的时间、点击、链接跳转关系、评价等统计信息优化和调整知识库元数据及链接关系,来持续优化和调整知识库内容与结构。

对于与特定设备售后服务相绑定的知识库管理软件,还需要移动手机版的发布网站,供外部设备运营与维护人员实时访问使用,设备使用与维护人员可通过手机直接访问和使用知识库,在手机版知识库管理软件的帮助下完成对设备的运营及维护工作,并记录运营与维护日志,方便后续跟踪及优化知识库。

总的来说,用好知识库管理软件可以使用计算机、网络、人工智能AI自动帮助人们管理知识库,而不必将全部知识细节记在大脑里,这对于很多低频使用但非常多样化的知识非常适用。对于这样的场景,有些知识点细节可能几年才会用上一次,也有可能在设备或流程的全部生命周期也用不上,而这些知识细节及参数配置又是一个庞大的数据库,靠人工全部记载大脑里不太现实,记在书籍档案里也不太好检索使用,有了知识库管理软件则可以利用可无限扩展的外部数据中心来管理这样的知识数据库,降低业务流程与设备运维出错的概率。

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