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项目进度管理系统有哪些功能?

在现代的项目管理系统里,项目进度管理最能从整体上观察项目执行情况。那么,项目进度管理系统通常有哪些功能呢?

项目的生命周期一般包括:(1).启动;(2).创意;(3).试验;(4).确定优先级;(5).确定预算;(6).完善项目计划书;(7).签订合同;(8).项目执行;(9).项目交付测试;(10).项目试运营;(11).项目投产;(12).项目支持;(13).后续持续迭代;(14).项目退出。

完整的项目进度管理系统需要覆盖上述生命周期的全部阶段,对于不同阶段,项目进度管理系统的重点和管理方式也是不一样的。

在项目启动阶段,一般只有项目提出者提出的几句话的目标,这个时候项目进度管理系统主要是创建新的项目资料,输入一些简单的基本信息建立项目的初始档案,包括几句话的目标、项目提出者、大致的项目干系方等。

项目启动后,紧接着就需要输入大量的创意,这个时候项目数据大部分是非结构化的,项目创意以文本描述为主,可以附加文档附件、图片。同时项目创意可以包括多方面内容,比如:项目交付预期想法、目标、期望、资源、预算、计划、任务、执行、人力、风险、时间、日程、物资多种要素内容,这些内容不一定准确,基本上是大致的描述和简单量化。项目创意以预期项目交付的功能与结果为主和驱动,并且在项目创意阶段以头脑风暴为主,获取和记录的项目创意之间大部分以网状关系链接,可采用维基百科的方式创建和保存创意词条,词条之间由自动链接建立起关系。对于文字部分,可采用分词、统计、搜索、知识图谱、人工智能AI、自然语言处理NLP对其进一步分解及建立更精细化的知识图谱网状关系。这个时期项目进度管理系统需要对这些复杂的词条及网状关系进行展示、聚类模式识别,可综合统计词条数量、尺寸、成熟度、稳定性、网状关系稳定性、网络复杂度、词条重要度、词条紧急程度及、词条实现预计预算与风险度等,来观察项目创意阶段的项目进度。

在进入项目试验POC阶段,可优先选择一些重要与风险度比较高的词条,设计一些小型试验验证其可行性并得到更明确的预算估计与风险估计。可通过重要度与预算估计风险估计的比值来获得优先级,可通过预算、风险、网络复杂度变化的波动率来获得词条的稳定性,项目进度管理系统通过持续统计排序词条的稳定性与优先级,来持续投入进行项目试验及确定项目试验的投入规模,通过持续的试验进一步增加词条整体稳定性到一个预期目标后即可进入项目下一阶段。

完成项目试验后,可根据结果进一步调整词条的重要度与紧急程度,并通过综合考虑预算及风险后确定优先级。项目进度管理系统给出项目不同词条的优先级分布,根据预期可接受的预算情况选择最重要关键的词条及其关联词条网络组合,统计明确该组合整体的项目预算与风险度,最终得到初始版本项目计划书。

在初始版本项目计划书基础上,将网络状的词条与词条关系组合转换成合适的树状项目预期产出与任务WBS分解,进一步明确人力资源安排、项目执行日程、项目里程碑、关键结点、预算财务规划、风险管理计划等,项目进度管理系统录入和维护的信息逐渐从初始网络状、非结构化、杂乱、不稳定、粗略的词条信息转换成了树状分解、结构化的、清晰、稳定、明确量化的功能与项目任务数据,整个转换过程全部通过项目进度管理系统维护、跟踪、操作、提炼、流转、统计。

项目相关方对于项目计划书达成共识后即签订项目合同,并将签章文件扫描上传到项目进度管理系统存档备案。项目合同签订后项目进度管理系统即按照项目计划书生成详细的项目日程计划、待做任务列表、人力资源计划、任务分配、财务预算与现金流动计划、风险管理计划、物资采购计划、项目测试计划、用户验收计划等数据条目,进入项目执行阶段。项目进度管理系统通过计算和统计这些计划明细的执行情况来得到项目在该阶段总体的执行进度与总体情况。

项目执行到一定程度后即可开始同步执行项目交付测试,这个时候项目进度管理系统开始记录和管理更多信息,比如测试计划跟踪、系统问题与缺陷跟踪、系统用户体验改善计划跟踪,并将这些通原始项目功能与任务关联,方便对功能的成熟度与质量做总体统计,当某个功能模块成熟度与稳定性到达一定成都后即可进入项目试运营阶段。

在项目试运营阶段,会有更多用户反馈、客户支持信息需要录入和维护到项目进度管理系统,综合考虑系统成熟度、稳定性与用户反馈后即可确定是否验收通过进入项目投产阶段。

项目投产之后,项目进度管理系统与CRM客户关系管理系统无缝集成,记录和跟踪用户的反馈、售后服务等信息,为后续项目提供项目创意输入与项目启动依据。

一个实际投产的项目在其生命周期里,一般还会包括更多的子项目,对一个阶段积累的客户服务反馈内容总结规划出一系列的改进、优化的创意进行子项目的流程。子项目和父项目一样,会经历这些阶段:(1).启动;(2).创意;(3).试验;(4).确定优先级;(5).确定预算;(6).完善项目计划书;(7).签订合同;(8).项目执行;(9).项目交付测试;(10).项目试运营;(11).项目投产;(12).项目支持;(13).后续持续迭代;(14).项目退出。

项目会有多种原因最终结束其生命周期,比如新版本替换、原始商业需要由于环境等多种原因变化彻底消失等,项目退出后,将项目数据存档、封存,作为案例和历史资料作为后续项目参考数据。

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