如何使用工作流软件实现外贸中小企业的业务定制？

外贸中小企业经常需要用到的业务管理功能包括：企业信息发布、工作审批流程、业务流程等的跟踪应用、资料参考共享应用、技术与非技术讨论应用、erp、crm、进销存、项目管理、mes、订单管理、行政管理、人事管理、财务管理等。传统工作流软件提供了基本的流程图设计、工作流结点配置、线性工作流、二维工作流、审批、驳回、跳转、子流程和表单页面布局的基本功能，对于简单的外贸业务定制，可直接使用工作流软件实现外贸中小企业的业务定制。但对于稍微复杂一些的业务功能，比如erp、进销存、项目管理、mes等，面向外贸中小企业专门设计的工作流软件内置了一些基础的erp、进销存、项目管理和mes等模块，可实现工作流软件与业务结构化数据管理的无缝集成。

对于企业信息发布，使用工作流软件可为人们提供可随时更新的工作中所必需的各种公共信息和数据。这些信息既可以软件公告的方式发布在软件公告栏上，也可以通过邮件消息的方式发送到指定的人员。这一类应用非常适用于处理有很多人使用，且在时间上要求比较严格的信息。

使用工作流类软件可以快速实现信息的检查和审批(如采购申请、拨款申请和收发文审批等)的电子化。大部份的工作流软件都采用邮件投递或即时消息的方式，而且具有自动提醒、跟踪特性和基于不同条件控制操作组权限等特点。这一类应用能够极大提高办公效率，并强化责任的划分。流程发起者可以随时了解目前流程的进展情况，及时督促其处理。工作审批流程是工作流软件最为重要的一个功能。

外贸中小企业当使用工作流软件进行业务流程等的跟踪应用，需要针对不同的外贸业务和工作流进行适当的外贸业务定制。工作流软件以电子化的方式管理用户参与的活动，从而可以实时跟踪活动进展、及时提供有关报告的效果, 这种设计可替代以往基于纸面的工作。这类应用通常需要许多用户的参与, 有时需要来自于不同工作组的用户参与。通过VPN等方式还可以实现远程办公, 每个相关人员无论身处何处, 当相应的电子流程需其处理时, 都可以及时收到并进行处理。

外贸中小企业资料参考共享应用也可以利用工作流软件的权限设计，流程审批、驳回和跳转功能。工作流类软件可为企业或者成员提供电子化的资料及参考材料，或用电子化的方式来管理其资料库, 从而可方便地为成员提供所有资料的状态信息。

一般外贸工作流软件还自带BBS讨论应用功能，工作流类软件还可以支持群组交互和非交互式通信等社交媒体体验。这类设计改进了面对面会议的形式，使人们无须在特定的地点、时间就可以参加会议，通过答复成员建议就可以交换各自的想法。与BBS论坛不同的是工作流软件的效率更高，它可以指定相关人员，并在第一时间了解到相关人员的答复。工作流软件外贸业务定制的erp进销存业务功能可以用来配置管理：订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等复杂业务。行政管理业务也可以通过工作流软件完成，比如：出差申请、加班申请、请假申请、用车申请、各种办公用品申请、购买申请、日报周报等。工作流软件支持人事管理：员工培训安排、绩效考评、职位变动处理、员工档案信息管理等。财务工作流软件可用于常见的财务应用审批场景，比如：付款请求、应收款处理、日常报销处理、出差报销、预算和计划申请等。

工作流软件通过低代码平台实现外贸中小企业的业务快速定制。低代码是什么可能并没那么重要，毕竟在这个信息爆炸的世界，永远不缺少新奇而又短命的事物。大部分所谓的新技术都只是昙花一现：出现了，被看到了；大部分人“哦”了一声，已阅但表示不感兴趣；小部分人惊叹于它的奇思妙想，激动地点了个赞后，回过头来该用什么还是什么。真正决定新技术是否能转化为新生产力的，永远不是技术本身有多么优秀和华丽，而是它是否真的被需要，即：为什么需要低代码？在这个大爷大妈都满嘴“互联网+”和“数字化转型”的时代，企业越来越需要通过应用（App）来改善企业内部的信息流转、强化与客户之间的触点连接。然而，诞生还不太久的IT信息时代，也正面临着与我国社会主义初级阶段类似的供需关系矛盾：落后的软件开发生产力跟不上人民日益增长的业务需求。

未来应用开发需求的市场增长将至少超过企业IT交付能力的5倍。面对如此巨大的IT缺口，如果没有一种革命性的“新生产力”体系，很难想象仅凭现有传统技术体系的发展延续就能彻底解决问题。而外贸中小企业低代码技术正是带着这样的使命而降临，期望通过几个方面彻底革新应用开发生产力，拯救差一点就要迈入水深火热的IT世界。虽然软件行业一直在高速发展，新的语言、框架和工具层出不穷，但作为从业者我们不得不承认：软件开发仍处于手工作坊阶段，效率低、人力成本高、质量不可控。项目延期交付已成为行业常态，而瓶颈几乎总是开发人员（对机器能解决的问题都不是问题）；优秀的开发人才永远是稀缺资源，还贼贵；软件质量缺陷始终无法收敛，线上故障频发资损不断。

相比而言，传统制造业经过几百年工业革命的发展，大部分早已摆脱了对“人”的强依赖：从原料输入到制品输出，中间是各种精密仪器和自动化流水线的稳定支撑，真正实现生产的标准化和规模化。虽然信息化号称是人类的第三次工业革命，但以外贸业务定制软件目前的状况，远远还没到达成熟的“工业化”阶段。