如何循序渐进地撰写项目建议书?项目提案书包括哪些内容?

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项目提案对于获得老板的批准至关重要。如何编写完美的建议以使您的项目继续前进。您对这个项目有一个绝妙的主意。就越认为这值得投入资金和资源。这是潜在的游戏规则改变者,如果事情按照您的设想进行,那么最终的产品将为组织乃至整个行业带来巨大的成功。但是您如何让公司的决策者接受您的想法呢?简短的答案:制定引人注目的项目建议。我们将讨论什么是项目建议书,为什么需要一个项目书以及如何编写老板会注意到的建议书。编写您自己的项目建议的步骤


步骤1:确定问题


步骤2:提出解决方案

步骤3:定义您的可交付成果和成功标准

步骤4:陈述您的计划或方法

步骤5:概述您的项目进度和预算

步骤6:将所有步骤联系在一起

步骤7:编辑/校对您的提案

项目提案是一个文档,概述了利益相关者启动项目所需了解的一切。这是启动项目的必要的第一步。写得好的项目建议书可以说服并将项目管理技能与其他一些基本技能相结合:研究,数据分析和一些文案写作。

在撰写项目建议书之前要考虑的事情,在坐下来开始撰写项目建议书大纲之前,包括:您的听众确定决策者是谁并确定他们之间的关系。每个利益相关者都有自己的目标和偏好。可能不得不编写该提案的多个版本。他们对项目或问题有多熟悉?他们已经知道了什么?他们不知道什么?您是否应该提供有关特定主题的背景信息?他们想听到什么?是否有任何特定方法可以使他们更好地理解您想要传达的内容?例如,如果提案是针对某位负责人可能需要技术部门。如果您是一家小型企业,请使用简单易懂的语言,该建议强调了该项目对公司底线的积极影响。潜在的陷阱来自弗朗西斯·麦克纳马拉(Francis McNamara)全球项目管理研究所(PMI)的论文提出了项目提案遭到拒绝的四个基本原因:提案定义不明确,提案与组织目标不符,项目效益没有明确和可信地定义无效的项目提案陈述。实质上,某些项目失败不是因为它们本身就是不好的项目,而是因为该提案缺乏明确性和说服力。

数据和研究您需要事实,图表和图表来证实您的提案并证明该项目的存在。因为您需要提供尽可能多的硬数据,证据和示例来制定令人信服的建议。如何编写项目建议书请记住,您编写建议书的原因是要获得主管的支持。您希望关键人物支持您的项目。您需要决策者站在一边。您希望提案与他们交谈,然后激励他们采取下一步。

步骤1:定义问题,您的项目要解决的问题是什么?为什么会出问题呢?为什么值得解决?让您的听众以您看待问题的方式看待问题。定义问题的技巧:从头开始,决策者通常不会花太多时间来研究提案,因此请确保简洁地描述痛点。尽管您希望听众理解问题的严重性。请使用研究数据来备份您的断言。

步骤2:提出您的解决方案,您的项目将如何解决问题?为什么您的解决方案比其他类似解决方案更好?讨论为什么其他解决方案不适用于这种情况。提出解决方案的提示:预期的问题和异议。准备从各个角度捍卫您的解决方案。准备好解释为什么您较昂贵的解决方案比较便宜的解决方案好。呈现解决方案的更大影响。与项目影响有限的利益相关者相比,项目利益相关者通常会更兴奋。 尽可能多地提供研究支持的示例。

第3步:定义可交付成果和成功标准,本节提供了可交付成果的功能和属性的图片,以及如何知道项目是否成功的图片。定义可交付成果的提示:包括交付日期。定义您的项目将交付的内容以及用户的期望,例如基于云的电话系统,如果您要提出的客户服务项目,则可以从任何地方进行24/7全天候访问。请指出您计划何时完成每个可交付成果。您的解决方案必须是SMART。 您的成功标准将表明该项目是否成功。 记住让您的解决方案保持智能(特定)

第4步:陈述您的计划或方法这是提案中最关键的部分,并讨论了如何实现项目目标。首先说明了该方法以及其相关性和有效性。它也解释了如何解决问题。计划提示:介绍项目策略。您将使用传统的瀑布方法吗?为什么?您会使用第三方承包商,内部人员还是顾问?他们的目标和责任是什么?这是您讨论为什么要完成项目的决策背后原因的机会。这解释了您的项目管理计划风险缓解策略。

第5步:概述计划和预算,这是分解项目成本并详细说明如何按时完成的部分。定义时间表和预算的提示:提供尽可能多的细节。将预算细分为各种类别。包括所有间接费用和间接费用。详细的财务细分将向利益相关者发出信号,表明您已经完成研究并且不打算浪费他们的钱。某些项目可能需要财务报表和资金来源。提供项目的开始和结束时间,以及是否可以同时完成项目的某些部分。

第6步:紧密结合在一起,解决方案和收益的结论结束您的提案。并通过重申您希望听众记住的想法或事实使您的提案脱颖而出。检查您的建议是否一致,以及各个要素是否相互支持。将所有内容捆绑在一起的提示:您的建议应像书一样阅读。您的建议应该讲一个故事。每个部分和元素必须一起工作才能形成一个有凝聚力的整体。不要引入任何不合适的内容。注意不要引入任何看起来或对项目总体目标没有帮助的内容。确保所有项目提案元素都存在。 检查您的文档并确保已解决所有必要元素。

第7步:编辑/校对您的建议书必要时重写您的建议书。并确保提案井井有条并具有视觉吸引力。编辑提示:检查语气和语言。您的提案针对特定的受众群体,因此请确保所使用的语气和语言能够反映出。标点符号或拼写错误进行校对。您希望您的投标看起来专业。应该为项目建议书使用项目管理软件吗?项目建议书本身就是一个项目,因此可以从项目管理软件中受益。软件是现代项目管理基础的重要组成部分,其优点包括:简化协作。 好的项目建议需要时间,并且通常是团队努力的结果。

使用项目管理软件将使协作更加轻松,尤其是当团队位于世界不同地区时。 要建立引人注目的业务案例,如果该建议书是针对大型复杂项目的,则需要大量数据和研究。将您需要的所有数据都放在一个位置,可避免所有人在不同位置查找文件和文档的麻烦。集中的项目工作室可确保每个人都可以按需访问所有更新。这是项目管理软件Wrike中的共享文件夹。尤其是如果人们分散在不同地方,召开物理会议将非常困难。活动流和状态的通信功能通常是大多数项目管理软件所固有的。那些不提供它们的用户,只需单击几下即可与其他通讯集成。如果您需要在家修改提案或想在上一次审核提案之前将其发送给决策者,则将副本保存在项目管理软件中可确保您拥有最新版本,并且可以随时随地对其进行更改。让您的项目建议书受到关注并为您的项目提供资金是否您的项目是否能如期而至取决于您的建议书的有效性和说服力。

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