如何循序渐进地跟踪业务费用?

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如果您经营一家小型企业,则必须知道如何跟踪业务费用。您可以使用多种方法来跟踪业务费用,但是为了充分管理您的业务,跟踪支出并确保支出得到正确的会计,您将需要创建一个适合您的费用跟踪系统。这里您如何跟踪业务费用:开设业务银行帐户选择适当的会计系统,选择现金或应计会计连接金融机构开始正确地管理收款,立即记录所有费用,考虑使用费用应用程序。


什么是业务费用?簿记流程的一部分是跟踪业务适当支出。与您的业务有关的任何支出都被视为业务支出。以下是您可能会遇到的一些常见业务费用:广告、银行费用、佣金咨询费用、合同工费用和订阅里程、办公用品邮递、打印和复印、工资软件、旅行、实用程序,虽然这些是较常见的业务费用类别,但是与您的业务相关的任何购买都可以归类为合法业务费用。如何跟踪您的小企业费用跟踪小企业费用的最好方法是使用小企业会计软件,它可以更轻松地跟踪您的费用,对其进行正确分类并可以访问最新的财务信息。


这在纳税时间尤为重要,因为您要确保承担所有可以扣除的费用。有一些方法可以手动跟踪费用,但是仅当您需要跟踪的业务费用很少时才建议使用此方法。

步骤1:开设商业银行帐户。作为新的企业主,您需要开设商业银行帐户。就应专门用于商业交易。虽然有时您可能会出于个人目的使用个人银行帐户,但是拥有一个单独的企业帐户将更容易正确地跟踪和记录费用。

步骤2:选择合适的会计系统,您可以选择要使用哪种会计系统。 尽管最佳选择是选择适合您业务的会计软件应用程序,但您也可以使用电子表格软件(例如Microsoft Excel)记录您业务的收入和支出。用户界面使您可以轻松设置收入和支出。如果您决定使用会计软件,但是这不在您的业务预算之内,请选择免费的应用程序,例如GnuCash或Wave by Accounting。

第3步:选择现金会计或应计会计在设置会计系统时,您还需要选择现金会计或应计会计。个体经营者和自由职业者都使用现金会计。您只需记录发生的交易。有员工的企业或大型企业而言。您在销售产品时记录收入,而不是在收到该产品付款时记录收入。支出在您收到帐单时记录。

第4步:与您的金融机构建立联系,通过将您的金融机构与会计软件建立联系,可以简化小型企业费用跟踪。尽管有些人对此选项不满意,并内置保护措施来保护您的数据。如果您确实与银行建立了联系,则可以将所有银行交易直接直接下载到您的会计软件中,可以将其自动过帐到相应的帐户中。此过程使您可以轻松地计算企业产生的所有费用。QuickBooks Online使您可以轻松地从银行帐户中导入所有费用。许多流行的会计软件应用程序,Xero和FreshBooks以及许多其他应用程序,可让您轻松连接银行帐户,以轻松进行业务费用跟踪。

步骤5:开始正确管理收据,另一种确保您正确跟踪业务费用的方法是使用会计软件应用程序附带的移动应用程序。 如果您的软件不提供这样的应用程序,则可以选择使用将与您的软件集成的费用管理应用程序。这些应用通常允许进行旅途中的费用管理,使您可以拍摄收据的图片并将其上传到软件中,然后将其存储并随后附加到适当的费用中。则收据可用于创建费用报告。

第6步:立即记录所有费用,您在会计101中了解到,所有收入和费用都需要核算。 这可以通过多种方式完成。 如果您选择将金融机构连接到软件应用程序,则此过程将变得相当自动化,尽管您将必须正确设置帐户以确保正确分配上载的交易。Kashoo允许您手动输入费用。Kashoo之类的应用程序提供了手动输入费用的选项。 对于那些不选择自动导入交易的人来说。您也可以选择在月底导入银行对帐单并记录当时的支出。每月完成一次银行对帐有助于确保所有交易均已正确处理。

第7步:考虑使用费用应用程序,尽管不是所有人都需要,可能值得研究一下市场上的一些费用应用程序。 这些应用程序旨在跟踪旅行费用,餐饮和娱乐费用以及任何其他相关业务费用。应该使用会计软件来跟踪业务费用吗?如您所见,您可以通过多种方式手动或使用会计软件来跟踪业务费用。什么是最好的会计软件:尽管对于任何类型的业务跟踪(包括收入和支出),总是最好使用会计软件。如果以下任何一种情况适用于您或您的公司,则强烈建议您使用尚未使用的会计软件:经常出差:让我们面对现实。 如果您厌倦了在钱包或钱包中携带一堆收据,那么会计软件是最好的选择。 如果您的业务需要您经常出差。您有多个需要跟踪费用的员工:如果您有多个需要跟踪业务费用的员工。 尽管电子表格可能适合单人操作,但是如果您要跟踪多名员工的支出。

您的业务正处于增长阶段:您现在可能规模很小,但是如果您正在计划或当前正处于增长阶段,则需要投资于会计软件并开始正确跟踪费用。您有多个商业银行帐户:如果手动进行,从一个机构跟踪费用可能很耗时。如果您拥有多个商业银行帐户。何时寻求其他方法:虽然会计软件是最佳的业务费用跟踪解决方案,但在某些情况下您可以使用电子表格软件来获得。如果以下任何一种情况适用于您,手动跟踪您的业务费用可能是正确的选择。您的支出很少:如果您刚刚起步并且只需要跟踪偶尔的支出,那么使用电子表格可能就足够了。如果业务费用开始增加,则应考虑改用软件应用程序。您是Excel的天才:Excel可以执行大量计算已不是秘密。如果您是Excel专家,则很可能可以设置适合您业务的电子表格。由于我们大多数人都不是Excel专家,因此会计软件可能仍然是您最好的选择。您的业务更多是一种业余爱好:如果您是一个涉水者并且尚未完全致力于自己的业务,则手动跟踪费用可能会很好。

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