如何制定完善的项目进度表？
项目进度可帮助您管理项目的时间和预算。了解项目管理基础知识可以帮助您避免浪费。项目管理计划的关键方面之一是项目进度表。我们将探讨如何创建自己的项目进度表，以帮助成功完成下一个项目。
项目进度表是一个正式的时间表，其中列出了项目的开始日期。进度表可以像带有截止日期的任务清单或复杂的多页文档一样简单。制定进度表都是最重要的项目管理步骤之一。创建项目进度表应由项目经理负责。项目中的所有利益相关者都应参与该过程。现实且详细的项目进度表很重要，因为它们有助于使项目保持在预算范围内并按计划进行。他们还避免了利益相关者之间的沟通不畅，并消除了项目团队之间的歧义。制定项目进度表时应考虑哪些因素？项目进度表由多个因素组成，需要在正式进度表最终确定之前进行量化。正确处理所有这些因素有助于确保您制定切实可行的进度表。可交付成果可交付成果是项目的输出。项目进度表中的不同任务将在完成时产生不同的输出。可交付成果可以是有形的或无形的。交付品的确切外观取决于项目的阶段及其所包含的任务。您提供给客户的成品或服务显然是最重要的项目交付成果之一。精心计划的项目在整个项目过程中还为内部或外部利益相关者提供其他可交付成果。外部利益相关者（是您的客户的交付物是外部交付物。内部利益相关者（是您的客户以外的任何利益相关者，承包商等的可交付成果。项目可交付成果的一些关键特征是：在项目范围之内相关利益相关者同意这是经过深思熟虑的结果与实现项目目标有关外部项目可交付成果的示例包括建筑项目中的成品房，线框以显示客户网站的外观或改进的工作流程。
如何创建自己的项目进度表呢？
步骤1：量化项目的任务和所需的资源
步骤2：确定依赖关系
步骤3：估计完成任务所需的时间
步骤4：找到关键路径
步骤5：确定里程碑
步骤6：文档风险和假设
步骤7：设置截止日期
步骤8：查看并完成项目
内部项目可交付成果的示例包括会议记录，内部项目进度报告或确保质量的审核报告。如果您很难区分内部和外部交付物，以下几点：如果是客户。最后期限恰恰是您期望的项目进度：任务和项目完成的截止日期。但是截止日期和时间表对于成功的项目至关重要。设置实际的截止日期意味着在预算，可用资源和客户期望之间找到平衡。这说起来容易做起来难。尽管有利益相关者的最大努力，但项目往往错过了截止日期。这反过来又损害了客户满意度。通过创建计划良好的项目进度表，可以增加设置和满足实际期限的可能性。资源是执行项目及相关任务所需的全部人力。尽管与截止日期相关的时间限制是创建项目进度表的重要部分，但至关重要的是不要忽略您的资源限制。以确保它们在正确的时间放置在正确的位置。资源管理可能归结为将任务分配给一些员工。
您可能需要协调具有不同时间表的多个项目团队对设施和设备的访问。项目涉及的任务只有在完成先决任务后才能开始。依赖关系定义了整个项目中不同任务之间的关系。假设您正在管理旨在建造房屋的建筑项目。必须完成房屋的框架和外墙。绝缘取决于所安装的电线。布线取决于框架和外墙是否完整。里程碑指示何时完成关键项目目标。使用里程碑使您可以在较高级别上跟踪项目的状态。如果框架应在一周内完成，则可能是项目的里程碑。如果您与利益相关者签到，并在第一周内看到框架已完成。如果您看到尚未达到该里程碑，则可以进行调查并努力使其重回正轨。工作分解结构（WBS从技术上讲，工作分解结构（WBS是与项目相关的可交付成果。因为这是项目进度表的重要组成部分。
项目管理学院将WBS描述为：“面向交付的分层分解，由项目团队执行以完成项目目标并创建所需交付的工作。它组织并定义了项目的总范围。“WBS和项目进度表有什么区别？”WBS专注于项目可交付成果，而不关注时间限制或依赖性。您可以清楚地了解生成项目输出所需要的工作。项目进度表将时间和相关性混为一谈，使您能够正确分配资源并设置截止日期。如何创建自己的项目进度表现在您已经了解了什么是项目进度表和关键组成部分，我们可以开始创建一个。您应该已经对项目的范围和目标有清楚的了解。
步骤1：量化项目的任务和所需的资源要开始，您需要量化与完成项目相关的所有任务。请确保详细说明相关的可交付成果和所需资源。量化项目的所有任务和可交付成果，使您可以进行准确的估算。您可能需要与内部项目团队合作以了解所需的各种子任务。您还要确保您的客户具有与您相同的外部可交付成果期望。此阶段将包括创建WBS。量化项目任务的提示：吸引利益相关者：项目团队成员可以为您提供清晰量化项目任务和所需资源所需的技术专业知识。召开会议或由利益相关者审核您的列表以确保准确性。要清楚交付物：期望值不匹配会导致巨大的问题。确保客户已将外部可交付成果与船上的项目一起使用，并确保项目团队已将内部和外部可交付项与船上的项目一起使用。了解完成任务所需的资源：一个人不能同时在两个不同的地方。两个任务可能需要相同的设备。确保量化您的任务需要哪些资源，以避免重复预订团队成员或资源。
步骤2：确定依赖关系。现在您知道需要完成哪些任务，就可以开始映射依赖关系。有几种不同类型的依赖关系：完成到开始：这是最直观的依赖类型。您必须先完成一项先决任务。启动至启动：任务的开始日期与另一个任务的开始日期相关。完成至完成：一个任务的完成日期与另一个任务的完成日期相关。开始完成：一个任务的开始日期确定另一个任务的结束日期。为所有任务映射依赖关系是进行实际调度和资源分配的重要先决条件。与内部利益相关者的协作对于正确项目进度的这一部分至关重要。确定依赖性的提示：使用网络图：一张图片值一千字。仅凭单词说出依赖性可能会造成混乱并导致错误。网络图是依赖关系的图形表示，可以使项目调度更容易。尚未设置时间表，此时您尚未开始生成时间估算或设置截止日期。您正在设置阶段以创建准确的时间表。
第3步：估计完成任务所需的时间。现在您已经了解了任务之间存在的依赖关系，现在可以估算它们将花费多长时间。这样做将帮助您设置实际的截止日期，并在以后确定关键路径。您需要相关利益相关者的意见才能完成此步骤。估算完成任务所需时间的提示：项目开始后跟踪时间：即使对于专家而言，估算复杂任务所需的时间也很困难。对自己的未来有所帮助，并跟踪任务在所有项目上花费的时间。这将为您提供未来估计的先例。使用不同的时间估算技术进行的实验：我们大多数人在估算完成项目所需的时间时都有乐观的偏见。PERT（程序评估和审查技术。
第4步：找到关键路径，布局依赖关系后，您将能够确定项目的关键路径。关键路径是一组相关的任务，这些任务决定您的项目是否按时完成。项目中的许多路径可以内置一些松弛，这意味着即使有一些延迟，该项目仍可以按时完成。 除非您可以做一些魔术，否则关键路径的延迟意味着项目完成的延迟。查找关键路径的提示：您的项目可以有多个关键路径：复杂的问题可以有多个关键路径。 ，您需要识别和跟踪所有人员。关键路径可能会在整个项目中发生变化：真实世界永远不会像您的网络图那样干净利落。如果一组任务提前完成，您的关键路径可能会改变。熟悉CPM（关键路径方法和PERT：PERT是用于时间估计的出色项目管理技术。 CPM对其进行了很好的补充，可以帮助您数学上确定项目的关键路径。
第5步：此时，您将为项目进度表打下坚实的基础。对于项目管理初学者而言，轻松实现里程碑很容易。如果每个人都按计划执行，那么最重要的是可交付成果和截止日期，对吗？虽然这在高层次上是有意义的，但您需要确保每个人都按计划进行交付。里程碑可帮助您做到这一点。在整个项目中分布里程碑：改进监视和可见性是创建里程碑的核心好处之一。重要的是要确保您分散里程碑，以确保在整个项目中始终如一地执行。很容易专注于项目结束时的交付成果。项目的早期和中期里程碑（如合同签订和批准是确保您按时完成的关键。里程碑不是任务：里程碑是标记。因为完成里程碑不需要花费时间；它们仅指示项目中的某个阶段何时开始或结束。
第6步：记录风险和假设假设被贬为负面。如果您的采购团队告诉您材料将于2月1日到货，那么您就可以以此为依据。任何假设固有的风险量。假设这些材料在2月8日之前没有出现的风险为10％。这意味着一个假设有10％的可能性会使您的项目延迟一周。量化并记录所有风险和假设时，您可以项目的总体风险，创建突发事件和备份计划，并减少因一项假设而产生的影响。记录风险和假设的提示：量化影响和概率：某些假设的错误率很低，但弄错了它们可能会使整个项目脱轨。其他假设更有可能被证明是错误的，但对项目完成的影响较小。确保同时考虑风险和可能性。在可能的情况下分流并减轻风险：如果您仅依赖一个供应商。请确保您有足够的保险来保护项目的各个方面。
第7步：设置截止日期现在，您应该牢牢掌握项目所需的时间以及估算所依据的风险和假设。您可以设置项目的截止日期。截止日期是一个非常简单的概念，但是正确设置截止日期是一个挑战。 速度与质量之间始终存在张力。您需要制定现实的截止日期，以平衡不同利益相关者的需求。设置截止日期的提示：设置可交付成果和里程碑的最终期限：尽管最终交付给客户或最终用户的交付成果很重要，但您需要在整个项目中都设置最后期限以保持团队的正常运转。确保为所有主要里程碑和交付物设置截止日期。给您的团队一些回旋余地：不要根据您最乐观的来设定截止日期。可以避免一次挫折使整个项目脱轨的情况。使用计划软件：如果您要与一个由多个成员组成的团队打交道，请考虑使用项目计划软件以避免沟通不畅。Asana或Wrike之类的专用项目管理软件可以帮助您在截止日期附近提高知名度和意识。
步骤8：查看并完成您的项目进度表此时，您的项目进度表已有效完成。此步骤是您检查计划的准确性，并让利益相关者签署计划的可行性的步骤。在此过程中要检查的几项是：计划中仅包含范围内的任务资源分配给您的日期和时间可用里程碑在整个项目中分布的截止日期具有与风险和假设成比例的缓冲与基础任务相关的提示审阅和完成项目进度的提示：吸引客户：虽然您需要团队的专业知识来创建工作估算，但还需要确保客户对进度感到满意。还可能需要他们在整个项目中签署各种可交付成果和里程碑。不要忽略假期和休假：当您在杂草丛生的环境中创建时间表时，带薪休假之类的事情很容易忘记。 在您的项目中工作的雇员和承包商可能在项目期间休息。
在是时候验证您已对此进行了说明。您应该在项目进度表中使用项目管理软件吗？如果您的项目复杂到足以保证深入的项目进度表，那么使用项目管理软件可能很有意义。确定最佳的项目管理软件始于了解项目管理软件可以为您提供的一般利益。需求和价格选择特定的软件，然后制定实施该软件的计划。让我们看一下使用项目管理软件的一些主要好处：改善可见性：使每个人都在同一页上是成功进行项目管理的重要部分。使用基于云的项目管理软件，团队成员可以从任何地方检查项目状态。Jira提供了Scrum板，使敏捷团队成员可以快速识别哪些任务是“阻止者”。粒度报告：项目管理软件使您可以创建高级别的报告或深入研究详细信息。
您甚至可以提取数据来执行分析并改善您的决策。改进的协作：沟通对于项目成功至关重要。项目管理软件可以使全球团队成员通过聊天，虚拟会议和项目文档的实时更新来保持联系。目的明确的项目管理功能：网络图，预算和项目进度表只是项目团队可能需要的一些资源示例。使用专用的项目管理软件，您将受益于许多可用的项目管理功能。更多功能可能给用户带来更多复杂性和更困难的时间。易用性和直观的界面也很重要。com是一款出色的工具，可在强大的项目管理功能集和易于使用的界面之间取得平衡。如果您的大多数项目规模较小，您可能想知道项目管理软件是否值得。较小的项目可能仅通过电子表格和白板即可管理，但专用软件也可以为小型团队增加价值。则免费版本的TeamGantt或Podio可能会满足您的需求，而无需支付任何许可费用。
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